Penggunaan e-mail atau surat elektronik saat ini makin dibutuhkan dalam pekerjaan. Mulai dari mengirim perjanjian kerja, membuat konfirmasi, atau menyampaikan pesan yang cepat. Tapi Anda juga harus tahu beberapa aturan dan etika dalam mengirimkan e-mail, agar profesionalitas Anda tetap terjaga.
Perhatikan subjek e-mail Hindari menuliskan subjek dengan satu kata atau bahkan tanpa subjek, karena tidak bisa mendeskripsikan isi email. Untuk urusan pekerjaan, lebih baik pilih subjek singkat namun tetap jelas, supaya penerima e-mail bisa mengerti apa yang menjadi inti dari surat Anda tersebut dan langsung membukanya.
Seringkali, subjek e-mail yang tidak jelas membuat orang tidak mau membuang waktu untuk membukanya dan langsung memindahkannya ke trash. Gambar dan warna tulisan Font atau bentuk tulisan yang tidak standar, ditambah warna, dan gambar bisa memusingkan orang yang akan membaca e-mail Anda. Lebih baik pilih warna standar dan jika ada poin yang ingin ditegaskan, gunakan penebalan kata atau bold. Hindari pula menggunakan terlalu banyak tanda baca, seperti tanda seru dan tanda tanya. CC semua orang Jika ingin menggunakan CC, pilih orang-orang yang memang berkepentingan untuk menerima e-mail tersebut.
Saat membalas e-mail, Anda juga harus perhatikan apakah ingin reply to all (membalas ke semua orang yang di-CC) atau hanya membalas ke si pengirim. Bahasa profesional bukan personal Saat berbicara dengan atasan dan rekan kerja, tetap usahakan untuk memakai bahasa yang baku dan profesional. Sebaiknya hindari penggunaan kata slang, singkatan, atau bahasa yang belum tentu dimengerti semua orang.
Hindari kesan sarkasme Jangan sekali-sekali memberikan pernyataan yang terkesan sarkasme dalam e-mail. Selain maksud pesan Anda mungkin tidak sampai ke penerima, tapi e-mail seperti ini bisa menimbulkan masalah yang berkepanjangan.
Seandainya Anda punya masalah yang ingin disampaikan ke seseorang, lebih baik katakan langsung agar tidak terjadi kesalahpahaman. Bedakan e-mail kantor dan pribadi Sebaiknya bedakan e-mail kantor dan pribadi. Anda tentu tidak mau tertukar mengirimkan e-mail yang bersifat personal ke orang kantor atau atasan, bukan? (Kabar24Therandomforest/Careerbuilder/aw/k29/yri)
